Poznámky k jednotlivým aktivitám a realizaci projektu dětského dne

Tato stránka je kapitolou šablony Pořádání dětského dne.

1. Rozhodnutí o pořádání

Jedná se o prvotní impulz, ať už ze strany vedení nebo zaměstnanců, vůbec něco takového ve firmě zrealizovat.

2. Předběžný průzkum o zájmu a počtu dětí (může být známo z minulých let)

Před zahájením veškerých činností spojených s organizací dětského dne je dobré provést ve společnosti průzkum, zda je o takovýto benefit zaměstnancům vůbec zájem a kolik účastníků by se rádo zúčastnilo, abychom mohli pokračovat dále s přípravami a se stanovováním předběžného rozpočtu. Předejdeme tak zbytečným dohadům a spekulacím a hlavně času organizátorů.

3. Stanovení omezení rozpočtu

Stanovení předběžného rozpočtu je velice důležité, protože prakticky rozhoduje o celém průběhu dětského dne, o místě konání, délce i zábavě. Právě podle prvotního rozpočtu totiž volíme mezi různými variantami, které se nám nabízí. Buď samostatná příprava vlastními silami, volba externí firmy se zkušenostmi, která se o celou organizaci dětského dne postará. To, že s pořádáním takovéhoto dne nemáte žádné zkušenosti, nemusí nutně znamenat v konečném důsledku fiasko. I s minimálním rozpočtem lze totiž vykouzlit nezapomenutelný den. Stačí jen fantazie a dobrý realizační tým, který sdílí stejnou ideu. Naopak bezstarostnou organizaci za vyšší náklady nám zaručí externí specializované firmy nebo areály s vlastní zábavou a obslužným personálem.

4. Výběr způsobu organizace, místa a data konání, výběr důležitých termínů organizace

Podle předběžného rozpočtu se ví, co si firma může dovolit a definitivně se rozhoduje o způsobu organizace dětského dne. Na řadě je plánování a sběr informací. Navrhuje se několik variant řešení a nezávazně se kontaktují první dodavatelé z důvodu zjištění cen a služeb, které poskytují. Vybírán je i termín konání akce. Dále postupně volíme konečné řešení kvůli rezervacím, které je nutné dělat dopředu.

5. Vymyšlení programu (hlavní body programu)

Poté co je zvolen definitivní datum, je potřeba podrobně naplánovat hlavní body programu (např. termín zahájení, vyhlášení výsledků, ukončení…) Tak aby se co nejdříve mohly rozeslat pozvánky na akci. Na samotném vymýšlení programu dne by se mohli podílet i samotní zaměstnanci formou organizačních schůzek. Důležitý je i sběr informací z internetu a reference ostatních, co je osvědčené a tak se inspirovat. Výběr zábavy by měl být v konečné podobě kvůli smlouvám, které je nutné uzavřít hodně dopředu (např. pronájmy sportovišť, areálů atd.)

6. Výběr dodavatelů, rezervace a uzavření smluv

Na základě předchozího vymyšlení programu je dalším krůčkem k perfektně zorganizovanému dni uzavření smluv s dodavateli služeb, které budeme potřebovat. Obzvláště rezervace na různé areály je potřeba zpravidla dělat s velkým předstihem. I dobré vybavení a lidé, které bude potřeba, se musejí najímat delší dobu dopředu.

7. Nábor organizátorů/dobrovolníků pro pomoc s organizací

Pokud se rozhodneme, že si s organizací necháme pomoci od externistů, je potřeba si je najmout buď přes pracovní agenturu, nebo pracovní portály zadáním inzerátu. Výhodou takovýchto brigádníků je jejich nízká cena práce (většinou se jedná o studenty). Nábor dobrovolníků může však proběhnout i na pracovním poli z řad zaměstnanců, kteří by takto mohli pomoci bez nároku na honorář.

8. Příprava propagace akce, rozeslání/zveřejnění pozvánek

Je důležité, aby se na dětský den upozorňovalo s dostatečným předstihem, aby si každý mohl uspořádat svůj volný čas a dorazit. Propagace může proběhnout za pomoci plakátků na firemních nástěnkách, zveřejněním na internetových stránkách firmy, upozorněním na konci porady atd. Po předběžném průzkumu o zájmu a počtu dětí se rozesílají už vyhotovené pozvánky s přesným datem, časem a místem akce na emaily jednotlivých zaměstnanců s dětmi, kteří mají zájem, popřípadě mohou obdržet papírové pozvánky od svých nadřízených.

9. Dlouhodobá příprava akce

Domýšlení programu do detailů
Je také velmi důležitou části, která by neměla být opomíjena. Dolaďuje se tím celý program, který by poté měl bez problému fungovat. Jedná se o časovou návaznost jednotlivých činností, výběr hudby, množství a druhy občerstvení, počet cen…

Rozdělení úkolů, rolí
Každý z týmu organizátorů by měl přesně vědět, co má na starost a co zajišťuje, aby se nestalo, že se všichni zaměří na jednu činnost a ostatní nebudou fungovat. Mělo by být jasné, kdo bude u jednotlivých stanovišť, kdo má na starost občerstvení, starost o diplomy a ceny, kdo dohlíží na časovou návaznost a kdo řeší ostatní organizační věci. Už předem by měli organizátoři vědět, jaké úkoly mají zařídit a dokdy mají být splněny.

10. Příprava na dětský den těsně před akcí

Diplomy
Dle počtu očekávaných dětí se odvíjí předběžný počet diplomů, kdy převážnou část tvoří diplomy za účast a poté diplomy pro první tři místa v jednotlivých kategoriích. Měly by být natištěny s určitým předstihem a pár by jich mělo být i navíc. Mohou být natisknuty přímo u vás ve firmě dle vašeho návrhu či stáhnutého návrhu z internetu, čímž zase minimalizujete náklady. Případně si je můžete nechat natisknout v tiskárně nebo zakoupit v papírnictví. Pokud jste si vybrali agenturu, většinou se stará o vše, takže starost o diplomy, ceny, převoz věcí na místo, přípravu areálu atd. odpadá.

Ceny
Všechny děti potěší, když za splněné body získají ceny. Největší radost jim udělají sladkosti či malé drobnosti. V rámci dětského dne může být i tombola, kde můžete vložit firemní propagační věci (trička, propisky, bloky…).

Přípravné schůzky organizátorů
Před samotnou akcí, byste se měli s realizačním týmem několikrát setkat a probrat program dětského dne. Mělo by dojít k prvotnímu rozvrhu jednotlivých činností. Kdo je bude mít na starosti a dále je dotvoří, poté se sjednotí názory a různá očekávání, popřípadě vyřeší problémy a nedostatky, které se během příprav objeví. Těsně před zahájením je dobré se sejít a dořešit všechny drobnosti.

Převoz věcí na místo
Den předem či brzy ráno je vhodné postavit všechny stany, přístřešky a nafukovací hrady popřípadě umožnit to firmám, které je Vám zapůjčují. Dále navozit drobnosti jako diplomy, ceny, pomůcky k jednotlivým hrám a další nutné vybavení. Přímo v den akce by se mělo navozit občerstvení (aby bylo čerstvé). Mít zajištěn odvoz všech věcí včas na místo.

Příprava areálu
Opět záleží, zda pořádáte dětský den na hřišti, či jdete do aquaparku. Pokud na hřišti, měli byste opět den předem nachystat posezení, to znamená dovézt a poskládat lavičky a stoly, postavit přístřešky a větší stavby mít již připraveny. V samotný den už doladit jen drobnosti, rozmístění stanovišť, připravit aparaturu…

Razítka
Mohou u vstupu posloužit jako označení účastníků akce, aby nedocházelo k samo-pozvání tzv. černých pasažérů. Dále je mohou děti dostávat za splnění různých úkolů a za vyzvednuté občerstvení.

11. Průběh dětského dne

Příjezd organizátorů, brigádníků a obsluhy
Organizátoři, brigádnici a obsluha by měli být už s předstihem na místě a dovážet zbytky věcí nutných k dětskému dni jako jsou velmi drahá elektronika, občerstvení a věci, které nebyly dovezeny den předem. Dále by měla být rozestavěna všechna stanoviště, doladěny a dostavěny všechny zbylé věci. Obsluha různých zařízení by měla vyzkoušet, zda fungují a jsou bezpečná.

Zahájení akce
V danou hodinu by měl být areál zcela přichystán, brigádníci stát u vstupu a dávat razítka/náramky označující pozvané děti a zaměstnance. Rozdat pokyny, kartičky k bodování atd.

Proslov/přivítání
Vedení či hlavní organizátor by měl mít na úvod menší proslov. Může zde shrnout průběh akce, možnosti jaké mají děti, kde se co nachází (WC, občerstvení…) a popřát pěkný den.

Samotný průběh
Organizátoři organizují, obsluha obsluhuje a děti se baví . Dohlíží se na bezpečnost dětí a hladký průběh celého dne.

Ukončení
Jsou vyhlášeni vítězové, rozdány všechny ceny a opět někdo z organizátorů může oficiálně ukončit akci. Dále sdělit, kde naleznou fotografie z dětského dne, poděkovat za hojnou účast a pěkně strávený den.

Úklid
By měl probíhat už během dětského dne, aby nedocházelo ke kupení plastových kelímků a odhozených věcí. Přece jenom děti si až tak nehlídají, kde si co odloží.

12. Report z akce, fotky, video

Aby byly všechny zážitky uchovány, je dobré si najmout fotografa, kameramana… Na základě toho můžeme dát jednotlivé fotky na firemní stránky a ukázat, že jako firma máme zájem o své zaměstnance s dětmi a vytváříme pro ně zábavné programy a tím zvýšíme zároveň i povědomí o naší firmě mezi veřejností. Jednou z možností je i umístění pár fotek a shrnutí akce v regionálních novinách. Také by měl být určen člověk, který vytvoří report z dětského dne. To znamená, že shrne celý den, sepíše, co se povedlo a co už méně, na co si dát příště pozor, kolik přišlo lidí, zda se akce povedla apod. Report bude sloužit pro další akci, kdy si připomeneme chyby, ale i úspěchy a můžeme z nich vycházet a také porovnávat jednotlivé roky mezi sebou. Bylo by vhodné vytvořit i report, který by byl umístěn na stránky a sloužil by i zaměstnancům a veřejnosti.

13. Poděkování a výzva k zaslání připomínek k průběhu

Po ukončení akce by bylo vhodné opět rozeslat emaily s poděkováním za účast a vyzvat všechny, aby se vyjádřili k dětskému dni a řekli své připomínky. Opět to může sloužit ke zkvalitnění příští akce a ke zlepšení chybných kroků. Ne všichni jsou ochotni psát připomínky a podepsat se pod nimi, proto by k anonymitě mohly sloužit různé krabičky umístěné u nástěnek na chodbách, kam vhodí své názory.

14. Vyhodnocení zpětné vazby

Po obdržení připomínek je vhodné je všechny projít a zamyslet se nad nimi. To, co lze ovlivnit, pro příští rok zlepšit a doladit. Zjistit, zda převažují spíše kladné ohlasy nebo negativní. A na základě toho rozhodnout, zda akci příště uděláme úplně jinak, či zůstaneme v již zajetém trendu.

Pokračovat na další kapitolu – Právní úprava předmětu projektu či jeho realizace.
Zpět na přehled obsahu šablony Pořádání dětského dne.