Příklad rozpočtu a finance projektu

Tato stránka je kapitolou šablony Spolufinancování z fondů EU.

V případě, že se rozhodnete při vypracování žádosti o podporu z EU využít služeb projektového manažera, musíte počítat s určitou provizí, kterou bude projektový manažer za svou práci vyžadovat. Jestliže se jedná o vypracování žádosti měkkých projektů, může se cena za vypracování žádosti pohybovat okolo 30.000–50.000 Kč (výše částky bývá rozdílná, odvíjí se od typu projektu a náročnosti na jeho zpracování). Existují však také případy, kdy cena za přípravu projektu je nulová či pouze symbolická (závisí to na typu projektu a přístupu projektového manažera). Jedná-li se však o vypracování žádosti tvrdých projektů, cena za její vypracování může dosáhnout dokonce až 200.000 Kč (např. v případě 50 milionového projektu). Jsou také projekty, jejichž samotná příprava stojí miliony korun. Částka je většinou různá a záleží zde hodně na typu a rozsahu projektu. Bývá obvyklé, že v případě úspěšného schválení předloženého projektu se dále vyplácí projektovému manažerovi, zodpovědnému za řízení, určité procento z celkových výdajů.

Jestliže se rozhodnete nevyužít služeb externího projektového manažera, vlastního interního projektového manažera nezaměstnáváte a chcete touto činností pověřit svého zaměstnance, který s touto prací nemá valné zkušenosti, je dobré poslat tohoto zaměstnance alespoň na základní školení projektového řízení. V tomto případě musíte počítat s náklady za kurz základů projektového řízení.

Dále můžete využít odborné konzultace a poradenství, které také poskytují projektové firmy či samotní projektoví manažeři. Cena se může pohybovat okolo 1.000 Kč za hodinu (jedná se o velice hrubý odhad, každá firma či manažer si stanovují své specifické podmínky) a navíc si někteří  manažeři účtují také úhradu cestovních nákladů.

Náklady projektu

Neinvestiční projekt

Přímé náklady je možné obvykle přímo přiřadit k určité konkrétní aktivitě projektu a jsou vykazovány a ověřovány podle standardních postupů pravidel způsobilosti. Mezi přímé náklady neinvestičního projektu se zahrnují například mzdové náklady a náklady na služby pro tyto aktivity (vedení rozpočtu projektu, vedení hlavních aktivit projektu, výuka v kurzech a školení), dále to jsou cestovní náhrady a zařízení či vybavení (náklady na nákup výukového materiálu, nákup výpočetní techniky). Do tohoto druhu nákladů lze zahrnout také pronájem prostor pro práci se školenou skupinou (pronájem učebny apod.)

Nepřímé náklady naopak není možné jednoznačně spojit s žádnou konkrétní aktivitou daného projektu. Zpravidla se jedná o náklady spojené s administrací. Nepřímé náklady jsou zahrnuty do rozpočtu pouze tehdy, jestliže příslušná výzva jednoznačně stanoví zahrnutí nepřímých nákladů do způsobilých výdajů. Do nepřímých nákladů lze zahrnout mzdové náklady za vedení účetnictví, personalistiku, zajištění úklidu a čištění, správy počítačových sítí a internetových stránek. Dále to mohou být cestovní náhrady, kdy se musí počítat s náklady na provoz vozidla k vnitrostátním cestám. Náklady na zařízení a vybavení mohou být například na pořízení materiálu pro zajištění občerstvení pracovníků projektu, pořízení čisticích prostředků apod. Do nákladů za služby se zahrnuje energie, vodné, stočné, internetové a telefonické připojení, poštovné, nájemné za prostory využívané k administraci projektu, kopírování a tisk, bankovní poplatky, notářské a správní poplatky, ostraha a pojištění majetku a řada dalších služeb spojená se zpracováním a samotnou realizací projektu.

Investiční projekt

Hlavními výdaji investičních projektů je zejména nákup strojů, technologií, pozemků či staveb, neméně důležitými výdaji jsou také výdaje na stavební dokumentace, povinnou publicitu, stavební dozor, technologické činnosti apod.

Do vedlejších výdajů jsou pak zařazovány náklady na výběrová řízení, poradenské služby, různé finanční výdaje a poplatky, mzdové náklady, odvody na sociální a zdravotní pojištění, nejrůznější licence, patenty a jiná práva. Tyto náklady mohou být způsobilé čí nezpůsobilé.  Jednotlivé druhy výdajů nutné pro realizaci projektů jsou vždy uvedeny v „Příručce pro žadatele“ u konkrétních výzev vyhlášených k předkládání žádostí.

Rozpočet projektu

Rozpočet projektu představuje celkový objem finančních prostředků, které jsou na projekt přiděleny a tato výše prostředků je konečná, nelze ji navyšovat. Prostředky bývají rozděleny do výdajových kategorií a jsou časově rozfázovány. Neexistuje žádná jednotná struktura rozpočtu platná pro všechny typy podpor z fondů EU, a proto je nutné, aby si žadatel zjistil, jaká forma rozpočtu se v jeho případě vyžaduje. Rozpočet sestavený v žádosti o podporu je pouze odhad výdajů projektu, konečná výše nákladů projektu bude zjištěna až po realizaci výběrového řízení na dodavatele. Po realizaci výběrového řízení již není přípustné navýšení ceny dodávky. V této fázi je tedy rozpočet konečný a jeho případné navýšení podléhá schválení ze strany poskytovatele dotace. Ve fázi přípravy rozpočtu projektu je vhodné zahrnout do kalkulací určitou rezervu pro případ změny cen v období mezi podáním žádosti o dotaci a realizací výběrového řízení.

Při přípravě rozpočtu projektu žadatel mnohdy narazí na rozpočtová omezení dané výzvy. Limity s ohledem na maximální výši dotace jsou většinou více než dostatečné, ale častým problémem bývá požadavek na minimální výši rozpočtu projektu. U většiny programů se jedná o výši dotace 1 mil. Kč, v případě 50% financování tak musí činit celkové náklady projektu min. 2 mil. Kč. Investiční projekty mívají zpravidla limity podstatně vyšší, zatímco sociální projekty a projekty pro školství zase mívají limity nižší. Malé projekty menších firem pak mívají s naplněním minima problém a mnohdy jsou investoři nuceni hledat jiný zdroj financování mimo dotaci. Důvodem tohoto omezení jsou značné náklady na administrativu jak na straně žadatele, tak na straně poskytovatele dotace.

Při sestavování rozpočtu je velice důležité od sebe odlišit 2 druhy výdajů:

Způsobilé výdaje (uznatelné)
Jsou proplatitelné z dotace operačního programu.  Tyto výdaje musí být vynaloženy v souladu s cíli oblastí podpory daného OP; musí být řádně doloženy účetním dokladem; musí být prokazatelně zaplaceny; nákup musel být proveden po termínu způsobilosti, jímž je datum akceptace žádosti a musí být výhradně spojeny s realizací projektu. V rámci projektu může být nakoupen vždy pouze majetek nový, dříve neodepisovaný a výběr dodavatele musí proběhnout dle pravidel pro výběr dodavatelů na základě provedeného výběrového řízení.

Příkladem způsobilých výdajů jsou výdaje na nákup dlouhodobého nehmotného majetku (ocenitelná práva, patenty, ochranné známky, nehmotné výsledky výzkumu, vývoje, softwaru apod.), dlouhodobého hmotného majetku (pozemky a stavby – s tím souvisí také výdaje na projektovou dokumentaci, odměny za odbornou práci, výdaje na průzkum stanoviště, příprava stanoviště, stavební práce apod.; samostatné movité věci – vyskytují se u investičních i neinvestičních projektů – kancelářské vybavení či technologická zařízení), materiál a energie (suroviny, provozní látky, obaly apod.), cestovní náhrady (výdaje na pracovní cesty zaměstnanců související s realizací projektů), výdaje na reprezentaci (pouze v případě jedná-li se o technickou pomoc – zasedání poradních orgánů apod. či o výdaje konečného příjemce – občerstvení na školení a souvisí-li s cíli projektu), osobní výdaje (mzdové výdaje pracovníků, výdaje na odměnu zaměstnanců, autorské honoráře), výdaje na reklamu a projektovou přípravu (stavební povolení, územní řízení, studie proveditelnosti, finanční a ekonomická analýza, zpracování žádosti apod.), DPH u neplátců daně. Některé zde uvedené případy způsobilých výdajů jsou hodně specifické, vždy záleží na typu projektu!

Nezpůsobilé výdaje (neuznatelné)
Jsou všechny ostatní výdaje, které nejsou definovány ve výzvě v rámci způsobilých výdajů, byť s projektem souvisí.

Příklady nezpůsobilých výdajů jsou daň z přidané hodnoty (u plátců DPH), úroky z úvěrů, výdaje na reprezentaci, pokuty a penále, dary, odpis pohledávek, odměny členům statutárních orgánů, rozdíly mezi kurzy devizového trhu, konzultační služby, přímá daň, daň z nemovitosti, daň dědická a darovací, silniční daň, clo, manka a škody, tvorba rezerv a opravných položek apod.

Vymezení způsobilých a nezpůsobilých výdajů se u jednotlivých oblastí podpor a programů liší. Jejich specifikaci lze však snadno nalézt v programových dodatcích jednotlivých OP či příručkách pro žadatele.

zdroj: Strukturální fondy, Systém řízení projektu, str. 18

Pokračovat na další kapitolu – Určení rozsahu a struktury aktivit v projektu.
Zpět na přehled obsahu šablony Spolufinancování z fondů EU.

Partnerem tématu Spolufinancování z fondů EU je Ing. Zdeněk Štěpánek, projektový manažer pro dotace z EU: nabízí profesionální dotační poradenství, zpracování žádostí, výběrová řízení, monitoring projektů, analýza kvality administrace projektu atp.

Vylepšete komentářem tento obsah.