Možné přístupy a strategie projektu

Tato stránka je kapitolou šablony Účast firmy na veletrhu.

Možné přístupy podle způsobu organizace příprav:

• Vlastními silami
• Na klíč
• Kombinace obou (vlastními silami společně s využitím externistů)

Možné zapojení externistů:

• Tisková příprava

Zde můžete zahrnout téměř vše, od grafického návrhu (např. pro polepy stánku či roll up) a vytištění pozvánek až po propagační brožury, letáky a časopisy.

• Personál stánku (hostesky…)

Jedná se o komunikaci s potenciálními zákazníky, záleží na druhu veletrhu a na tom, zda potřebujete v oboru vzdělaný personál a nebo naopak spíše personál, který pouze poukazuje na váš výrobek a snaží se oslovit co nejvíce potenciálních zákazníků. Většinou se jedná o kombinaci obojího. Hostesky se starají o zákazníky, poukazují na jednotlivé výrobky, poté pokud se klienti chtějí více do hloubky zabírat např. technologickými věcmi, jsou na místě i odborníci, kteří vše vysvětlí.  Hostesky mohou domlouvat schůzky kvalifikovaným odborníkům firmy, aby byl jejich čas co nejlépe využit.

• Návrh stánku architektem a jeho příprava specializovanou firmou

Veletrh je plný firem, které mají většinou podobný produkt, proto je vhodné na sebe upozornit již stánkem, díky kterému zákazník pozná, o jakou firmu se jedná a čím se zabývá. Proto bývají firmami často voleni externisté, kteří již mají zkušenost a ví, jak vhodně upozornit a vzbudit zvědavost u kolemjdoucích. Mějte však na paměti, že vizuálně odlišený stánek není to jediné, co má vliv na konečné oslovení zákazníka. Je proto velmi důležité věnovat velkou pozornost i odlišnému oslovování návštěvníků.

Další možností je nechat si postavit standardní stánek od provozovatele veletržních prostor. Ti jsou dnes kromě standardních řešení schopni dodat i řešení na klíč. Tato volba je v praxi hojně využívaná, vlastní stánky se zajišťují spíše pro větší expozice např. když vystavují kraje či ministerstva.  Při opakované účasti na více akcích (zejména v segmentu B2C akcí) se vyplatí si nechat navrhnout nebo pořídit vlastní stánek s jednoduchou montáží/demontáží.

Výhody a nevýhody jednotlivých přístupů a strategií projektu

Organizace vlastními silami:

+ Vše si navrhnete sami, dle vašich představ a možností (volné pole působnosti)
+ Spolupracujete s lidmi, které jste si sami vybrali
+ Vše si koordinujete sami
+ Máte přehled o většině rozhodnutí, protože je děláte sami
+ Získáte vlastní zkušenosti v přípravě na veletrhy – každý další veletrh už bude jednodušší
+ Stmelení s kolegy (nový úkol – nová forma spolupráce)
+ Méně finančně nákladná varianta

- Časově a organizačně náročné
- Nutnost zapojení interních zaměstnanců (odtrženi od práce)
- Dosavadní nezkušenost s veletrhy
- Vyšší zodpovědnost při prvním projektu
- Chybějící odborníci

Organizace na klíč:

+ Časově a organizačně méně náročné
+ Projekt řeší odborníci
+ Bohaté zkušenosti s pořádáním veletrhů
+ Výhodnější při prvním, velkém a náročném veletrhu
+ Vše právně upraveno (možnost reklamace)
+ Pomoc koordinátorů po celou dobu

- Nákladnější
- Omezenější výběr a kreativita
- Závislost na dodavatelích a přesných formulacích jednotlivých požadavků

Kombinace obou (vlastními silami společně s využitím externistů)

+ Minimální zapojení vlastních zaměstnanců
+ Přizvání odborníků, které potřebujete
+ Nevyhovující a zdlouhavé úkoly převedete na externisty

- Organizačně náročnější (starání se o veletrh a i externisty)
- Ne vždy vhodně zvolení externisté
- Další byrokracie spojena s jednotlivými externisty

Pokud zvolíte variantu vlastními silami společně s využitím externistů, tak záleží na tom, jak moc potřebujete pomoci od externistů a jakou odpovědnost jim přidělíte. Jednotlivé klady a zápory se různě prolínají, a vždy záleží na vámi zvolené kombinaci.  Ve všech třech případech je ale klíčové mít jasno v tom, co chcete na stánku prezentovat, neboť se od toho odvíjí např. velikost výstavní plochy, objednaná média (např. voda, elektřina), samotná stavba stánku i výzdoba.

Tato šablona řeší hlavně situaci, kdy si celek naplánuje a koordinuje firma sama a externím partnerům jen deleguje vybrané úkoly projektu.

Pokračovat dál: Obvyklé zainteresované strany
Zpět na obsah šablony: Účast firmy na veletrhu

Vylepšete komentářem tento obsah.