Možné přístupy a strategie projektu
Tato stránka je kapitolou šablony Účast firmy na veletrhu.
Možné přístupy podle způsobu organizace příprav:
- Vlastními silami
- Na klíč
- Kombinace obou (vlastními silami společně s využitím externistů)
Možné zapojení externistů:
- Tisková příprava
Zde můžete zahrnout téměř vše, od grafického návrhu (např. pro polepy stánku či roll up) a vytištění pozvánek až po propagační brožury, letáky a časopisy.
- Personál stánku (hostesky…)
Jedná se o komunikaci s potenciálními zákazníky, záleží na druhu veletrhu a na tom, zda potřebujete v oboru vzdělaný personál a nebo naopak spíše personál, který pouze poukazuje na váš výrobek a snaží se oslovit co nejvíce potenciálních zákazníků. Většinou se jedná o kombinaci obojího. Hostesky se starají o zákazníky, poukazují na jednotlivé výrobky, poté pokud se klienti chtějí více do hloubky zabírat např. technologickými věcmi, jsou na místě i odborníci, kteří vše vysvětlí. Hostesky mohou domlouvat schůzky kvalifikovaným odborníkům firmy, aby byl jejich čas co nejlépe využit.
- Návrh stánku architektem a jeho příprava specializovanou firmou
Veletrh je plný firem, které mají většinou podobný produkt, proto je vhodné na sebe upozornit již stánkem, díky kterému zákazník pozná, o jakou firmu se jedná a čím se zabývá. Proto bývají firmami často voleni externisté, kteří již mají zkušenost a ví, jak vhodně upozornit a vzbudit zvědavost u kolemjdoucích. Mějte však na paměti, že vizuálně odlišený stánek není to jediné, co má vliv na konečné oslovení zákazníka. Je proto velmi důležité věnovat velkou pozornost i odlišnému oslovování návštěvníků.
Další možností je nechat si postavit standardní stánek od provozovatele veletržních prostor. Ti jsou dnes kromě standardních řešení schopni dodat i řešení na klíč. Tato volba je v praxi hojně využívaná, vlastní stánky se zajišťují spíše pro větší expozice např. když vystavují kraje či ministerstva. Při opakované účasti na více akcích (zejména v segmentu B2C akcí) se vyplatí si nechat navrhnout nebo pořídit vlastní stánek s jednoduchou montáží/demontáží.
Výhody a nevýhody jednotlivých přístupů a strategií projektu
Organizace vlastními silami:
+ Vše si navrhnete sami, dle vašich představ a možností (volné pole působnosti)
+ Spolupracujete s lidmi, které jste si sami vybrali
+ Vše si koordinujete sami
+ Máte přehled o většině rozhodnutí, protože je děláte sami
+ Získáte vlastní zkušenosti v přípravě na veletrhy – každý další veletrh už bude jednodušší
+ Stmelení s kolegy (nový úkol – nová forma spolupráce)
+ Méně finančně nákladná varianta
- Časově a organizačně náročné
- Nutnost zapojení interních zaměstnanců (odtrženi od práce)
- Dosavadní nezkušenost s veletrhy
- Vyšší zodpovědnost při prvním projektu
- Chybějící odborníci
Organizace na klíč:
+ Časově a organizačně méně náročné
+ Projekt řeší odborníci
+ Bohaté zkušenosti s pořádáním veletrhů
+ Výhodnější při prvním, velkém a náročném veletrhu
+ Vše právně upraveno (možnost reklamace)
+ Pomoc koordinátorů po celou dobu
- Nákladnější
- Omezenější výběr a kreativita
- Závislost na dodavatelích a přesných formulacích jednotlivých požadavků
Kombinace obou (vlastními silami společně s využitím externistů)
+ Minimální zapojení vlastních zaměstnanců
+ Přizvání odborníků, které potřebujete
+ Nevyhovující a zdlouhavé úkoly převedete na externisty
- Organizačně náročnější (starání se o veletrh a i externisty)
- Ne vždy vhodně zvolení externisté
- Další byrokracie spojena s jednotlivými externisty
Pokud zvolíte variantu vlastními silami společně s využitím externistů, tak záleží na tom, jak moc potřebujete pomoci od externistů a jakou odpovědnost jim přidělíte. Jednotlivé klady a zápory se různě prolínají, a vždy záleží na vámi zvolené kombinaci. Ve všech třech případech je ale klíčové mít jasno v tom, co chcete na stánku prezentovat, neboť se od toho odvíjí např. velikost výstavní plochy, objednaná média (např. voda, elektřina), samotná stavba stánku i výzdoba.
Tato šablona řeší hlavně situaci, kdy si celek naplánuje a koordinuje firma sama a externím partnerům jen deleguje vybrané úkoly projektu.
Pokračovat dál: Obvyklé zainteresované strany
Zpět na obsah šablony: Účast firmy na veletrhu
Vylepšete komentářem tento obsah.

- Úvod
- Šablony
- Akce maturitního ročníku
- Expanze firmy do zahraničí
- Letní brigáda v zahraničí (EU)
- Koupě bytu
- Organizace sportovního turnaje
- Pořádání dětského dne
- Pořádání konference
- Pořízení webových stránek
- Předání rodinného podniku
- Přechod firmy na euro
- Přechod na plátce DPH
- Rekonstrukce bytového jádra
- Spolufinancování z fondů EU
- Stavba rodinného domu
- Svatba
- Účast firmy na veletrhu
- Založení občanského sdružení
- Řízení projektu
- Nabídka služeb
- Projektový dotahovač
- Časté dotazy
- Semináře
- O nás
- Kontakt