Přílohy

Tato stránka je kapitolou šablony Účast firmy na veletrhu.

Tipy a triky pro přípravu účasti na veletrhu od Moniky Hrubalové (včetně příkladů vyhodnocení)

Proč jít na veletrh a jak se na něj připravit

Důvodů, proč firmy na veletrhy chodí, je spousta. Souhrnná roční analýza vystavovatelů, při které měli respondenti možnost uvedení pouze jedné varianty odpovědi, ukázala na mimořádný význam budování image. Podobným způsobem byly zjišťovány i cíle účasti návštěvníků, kdy se jako zcela rozhodující ukázala možnost seznámit s novinkami a trendy oboru. Například na veletrhu Reklama, Polygraf je nejčastějším cílem – obchodní úspěch firmy. Nejdůležitějším faktorem však zůstává možnost osobního kontaktu.

Postavení veletrhů u klientů

Firmy, které vystavují, jsou si vědomy potřebnosti a efektivity účasti na veletrhu. V dnešní době je výrazněji než v předešlých letech cítit důraz na efektivitu u všech použitých marketingových a reklamních nástrojů. Tedy i u výstav. Vystavovatelé se z větší části rozhodují o své další účasti až po vyhodnocení přínosu z uplynulého ročníku.

V čem vyniká veletrh

Koncentrace cílových skupin
Osobní kontakt
Koncentrace informací o trhu
Prostředí připravené pro obchodování a komunikaci

Harmonogram komunikace související s účastí firmy na veletrhu

Považujte expozici za součást své celkové marketingové strategie
Spočítejte si předběžné náklady
Zvažte potřeby a motivace návštěvníků
Stanovte jasné, rozsáhle založené cíle

Plánování a organizace před výstavou

Jmenujte koordinátora expozice
Jmenujte zkušeného návrháře/dodavatele stánku
Vracejte formuláře objednávek do stanoveného termínu
Dopředu plánujte, jak využít veškeré možnosti reklamy
Zkoordinujme expozici s jinými mediálními aktivitami
Připravte podrobný rozpočet
Pečlivě zvolte důkladně informovaný personál stánku
Připravte účinný systém pro zvládnutí a zpracování dotazů od návštěvníků
Vypracujme časový plán klíčových úkolů
Stanovme jasné směrnice komunikace
Promluvte si s organizátory!

Na co je třeba pamatovat

Potřebujete zpracovat podrobný rozpočet
Stanovte si hlavní úkoly, které jsou nezbytné pro plánovanou prezentaci na veletrhu a potom odhadněte příslušné náklady. Ke všem předpokládaným nákladům přidávejte 10 %.

Nezapomínejme že, výstavní plocha představuje v průměru jen 2025 % celkových nákladů, přičemž návrh a realizace stánku stojí 40-50 % a někdy i mnohem více. K nákladům určitě připočítejte ubytování, cestovní náklady, diety i veškerý prezentační materiál.

Drahé prezentační materiály nerozdávejte každému
Materiály stojí peníze. Nenechávejme drahé brožury na stánku pro všechny možné návštěvníky Nezapomínejte na drobné dárky.

Zařiďte klíčové služby v termínu
Elektřina, voda, úklid, speciální požadavky na transport, přípojky na internet a další se musí objednat do stanoveného termínu, případně by to mohlo znamenat příplatek či nemožnost zajištění služby.

Zvolte návrh, který odpovídá vaší marketingové strategii
Návrh stánku říká o vystavovateli hodně. Pečlivě promysleme, jaký obraz vaší společnosti chcete ukázat. Chcete vypadat přátelsky a se zaměřením na zákazníky, prestižně, vysoce technicky náročně, nebo podnikavě? Vystavovatelé se standardním (octanormovým) systémem by měli věnovat velkou pozornost grafice. Leták, deska, display vytvořený na poslední chvíli z laciných materiálů s nedobrou grafikou příznivý obraz společnosti neudělá a nikoho nezaujme.

A jak se na veletrh připravit, aby byl úspěšný?

Výběr výstavní plochy

Možná to tak na první pohled nevypadá, ale jedním ze základních pilířů úspěšného veletrhu je výběr výstavní plochy.

Spolu s nejlepšími
Rozloha a výška pavilonu ovlivňuje také velikost a výšku konstrukce expozice. Ta totiž musí být dostatečně prostorná, aby se v ní mohly přehledně vystavit produkty a zároveň vytvořit prostor pro zázemí, kde se vedou obchodní jednání. Expozice musí být viditelná na dálku, což umožní výška a umělecké ztvárnění. Především je však důležité být tam, kde je nejsilnější obchodní partner (vzájemná blízkost nabízí možnost většího prohloubení vztahů a větší šanci na navázání nových obchodů), nebo tam, kde se prezentují nejsilnější a nejprestižnější firmy na veletrhu. Být v dobré společnosti totiž posiluje image.

Jaký stánek mít?
Podoba stánku je jedním ze základních faktorů úspěšné prezentace na výstavě. Ještě před tím, než se ale začne uvažovat, jak by měl stánek vůbec vypadat, je třeba si ujasnit řadu věcí. Co budete vystavovat, zda půjde o statickou formu nebo jestli budou na stánku pracující stroje, kolik návštěvníků přijde, jak s nimi budete komunikovat, zda bude potřeba recepce, demonstrační prostor nebo kanceláře, jak velký má být skladovací prostor…

Sjednotit téma
Důležitým faktorem je stanovit si jasné téma. Výstavy jsou mnohem účinnější, jestliže existuje jednotící téma, které zpracovává všechny aspekty účasti a nese jasnou zprávu o společnosti a výrobcích. Čím častěji se na stánku opakuje téma, spojené s výstavou i prostřednictvím reklamy v jiných médiích, například v katalogu, tím je pravděpodobnější, že si lidé zprávu zapamatují. Při návrhu stánku je třeba dát pozor také na psychologické bariéry. Důležité je pamatovat na volnost pohybu lidí. Čím je stánek otevřenější, tím více lidí do něj vstoupí. Pódia mohou působit jako psychologická bariéra a je lépe se jim vyhnout. Mnohé společnosti raději využívají stejný koberec jako v uličce, takže návštěvníci vstupují do jejich stánku, aniž by si to uvědomili.

Zábava přitahuje
Řada významných firem sází i na doplňkovou část, zábavu. Jejich společnost a produkty jsou zpravidla natolik známé, že nepotřebují přímé vystavení. Firmy pak využívají originalitu. Jako příklad může posloužit firemní prezentace společnosti Reda, která podniká v oblasti 3D reklamy. Na výstavě Reklama, Polygraf byl motivem celé jejich prezentace golf. Kromě toho, že byl vidět na všech reklamních a dárkových předmětech, které společnost dováží, měli návštěvníci možnost vyzkoušet své dovednosti při skutečném golfu, přímo na stánku.

Stručnost vítězí
Poslání stánku by mělo být vyjádřeno stručně. Návštěvníci jsou bombardováni informacemi ze všech stran, a ne všechny dokáží pojmout. Tam, kde to lze, je dobré držet se tučných titulků, a je-li to nezbytné, klíčových bodů. Velké plochy textu zůstávají nepřečtené. Text samotný by měl být umístěn v úrovni očí nebo výše. Slovo „nový“ je v reklamě nejúčinnější. Vidět, co je nového, je jeden z hlavních důvodů, proč návštěvníci na veletrh nebo výstavu chodí. Jestliže je výrobek nebo služba vystovaván poprvé, je třeba to uvést na stánku tak, aby to všichni viděli.

Květiny v zimě, fotografie je lepší než dlouhé texty
Dlouhé videozáznamy popisující společnost se pro výstavu nehodí. Návštěvníci nebudou mít dostatek času a mnohdy ani chuť, aby se zastavili a sledovali je. Programy by se měly omezovat na několik minut. Univerzálním jazykem jsou fotografie, které mají velkou vizuální přitažlivost, ovšem za předpokladu, že používají dobré obrazy.

Jak zjistit efektivitu účasti

Náklady na jeden užitečný kontakt – celkové náklady výstavy vydělte počtem získaných tipů na potenciální zákazníky, zjistíte tak nákladovou efektivnost akce.

Počet získaných nových kontaktů – porovnejte seznam dotazů se stávající databází zákazníků. Kolik je z toho nových kontaktů? Jak byste mohli těchto kontaktů dosáhnout jiným způsobem?

Úroveň, do jaké jsou si zákazníci/trh vědomi vaší přítomnosti – po akci můžete provést sami nebo zadat šetření návštěvníků zaměřené na znalost firmy, exponátů, postoje a spokojenost s komunikací naší firmy na veletrhu apod.

Vytvořené mediální krytí – veďte si deníkový záznam všech tiskových výstupů, včetně místního a celostátního tisku, odborného tisku, formální hodnocení na základě stanovených kriterií před a po akci. Pokud na tento úkol nemáte vlastní síly, můžete využít i profesionální agenturu.

Na základě získané “plochy“, kterou jste získali v redakčních článcích a dalších ukazatelů můžete orientačně stanovit náklady na ekvivalentní reklamu. Důležité je vyhodnocení obsahu (obsahová analýza) redakčních článků.

Jiné – pro hodnocení účasti můžete využít výsledky některých šetření např. o vytváření pověsti či image firmy u zákazníků, vliv na týmovou práci ve firmě apod.

Zpět na obsah šablony: Účast firmy na veletrhu