Určení rozsahu a struktury aktivit v projektu

Tato stránka je kapitolou šablony Účast firmy na veletrhu.

1. Rozhodnutí o účasti na veletrhu a základním konceptu

Základem je, aby byl veletrh vhodně vybrán. Aby vám účast na něm přinesla i výsledky jako je zviditelnění (povědomí u zákazníků, dodavatelů) a navázání nových kontaktů. Propagaci firmy a jejich novinek.

Veletrh je vhodně vybrán dle těchto jednotlivých bodů:

  • Tematického zaměření
  • Cílů a očekávání firmy
  • Finanční nákladnosti
  • Cílové skupiny/návštěvníků veletrhu
  • Místa a doby konání (případně regionu pokrytí)
  • Rozsahu veletrhu
  • Vystavovatelů (účast konkurence)
  • Mezinárodnosti veletrhu – podílu zahraničních vystavovatelů
  • Úrovně a množství doprovodných programů
  • Odbornosti veletrhu
  • Tradice a periodicity konání
  • Kvality zázemí
  • Propagace a známosti veletrhu
  • Interní situace ve firmě – dostatečná kapacita na přípravu tohoto projektu
  • Osobní návštěvy veletrhu

Je nutné si s  dostatečným předstihem zjistit, co nejvíce informací o veletrhu, jeho cenách, možnostech a také popřípadě zajistit různé alternativy v případě nepříznivých situací.

Po zjištění všech cen by měla následovat předběžná cenová kalkulace a propočet různých variant stánku, kdy můžete kalkulovat s tím, zda si celý stánek navrhnete sami a zpracujeme v rámci firmy, či naopak využijete služeb dodavatelů. Většinou vypadá více profesionálně, pokud design navrhne externí firma (dnes tuto službu poskytují i provozovatelé veletržních prostor). Stánek působí více propracovaně a zaujme už na první pohled. Proto doporučujeme, ať se snažíte i na tuhle důležitou část myslet. Pokud si můžete dovolit více investovat, snažte se, aby oděv personálu, veletržní nábytek i stánek a propagační materiály byly v souladu s corporate identity. Nápadité je také využití netradičních materiálů pro stánek, které odrážejí obor firmy – pokud firma staví dřevostavby, může mít stánek z OSB desek.

Vizuálně odlišený stánek však není to jediné, co má vliv na konečné oslovení zákazníka. Je proto velmi důležité věnovat velkou pozornost odlišnému oslovování návštěvníků. Zejména v případě B2C veletrhů je nutné při prodeji využívat tzv. soft skills a prodávat nepřímo, hravou formou. Obrovské oblibě se například těší fotokoutky, ze kterých si návštěvník odnáší zážitek v podobě obrandované fotky.

Rozhodnutí o velikosti je už omezeno výše určeným rozpočtem a také počtem lidí, kteří budou firmu ve stánku propagovat. Samozřejmě je důležité i umístění stánku, abyste měli stánek na ideálním místě, byl dobře vidět, nebyl upozaděný atd.

Také byste se měli rozhodnout, zda se budete účastnit doprovodného programu a případně potvrdit svou účast. O své účasti na doprovodném programu nezapomeňte informovat zejména stávající zákazníky, ale např. i potenciální zákazníky, které by program mohl zaujmout. Pokud jste schopni přednášku uskutečnit (personálně, odborně), nabídněte ji v dostatečném předstihu pořadateli veletrhu.

Na základě vašich rozhodnutí poté zbývá potvrdit objednávku a také ji následně uhradit. Určete si SMART cíle týkající se účasti na veletrhu. Určete oficiálně odpovědnou osobu za veletrh. A vymyslete nosné téma pro celou účast na veletrhu.

2. Rozpracování koncepce

V prvním kroku před rozhodnutím o účasti jste rozpracovali základní koncepci účasti na veletrhu. Pořád ale zbývá mnoho nezodpovězeného – jednak ohledně konkrétní finální podoby a jejích detailů, tak i ohledně samotné realizace. Než začnete řešit konkrétní další položky příprav, věnujte čas i dotažení koncepce samotné účasti na veletrhu, aby měla hlavu a patu, abyste zanechali v návštěvnících co nejlepší dojem a přivedli je k akci (např. nákupu, návštěvě, dalšímu jednání atp.). Pokuste se co nejvíce zvýraznit své silné stránky, které vás odlišují od konkurence a udělat svůj stánek atraktivní a záživný.

Sestavte si zároveň hlavní milníky příprav, jinak budete věci dodělávat na poslední chvíli a kvalita tím utrpí (chyby a překlepy v tiskovinách, chudý stánek bez exponátů atp.).

3. Přípravy

Přípravy se týkají týmu a personálu, stánku, propagace a PR, organizačních záležitostí a vystavovaných exponátů.

3.1 Příprava týmu a personálu

Mělo by být jasné, kdo je členem veletržního týmu. Poté by měly být určeny oděvy pro tým popřípadě jejich návrh a následné vyrobení. Všichni v týmu vědí, co mají dělat a za co jsou odpovědní a byli proškoleni. Jsou stanoveny jednotlivé cíle pro veletržní tým.

Veletržní tým se skládá z:

  • Projektového manažera
  • Zaměstnanců firmy
  • Tiskového mluvčího projektu (dle potřeby)

Personál stánku se skládá např. z:

  • Managementu firmy
  • Obchodníků
  • Techniků (dle potřeby)
  • Hostesek (dle potřeby)

Jasné proškolení týmu je pro úspěch na veletrhu klíčové.

Měl by být také vytvořen časový harmonogram pro pobyt na stánku, se kterým mají být seznámeni všichni účastníci veletrhu dopředu, aby mohl být v případě nesrovnalostí předělán. A celkově, abyste při jednotlivých změnách měli z čeho vycházet a měli přehled, jak na sebe vše navazuje.

3.2 Příprava stánku

Příprava stánku by také měla mít určitou hierarchii. Kdy si nejdříve určíte komunikační cíle veletržního stánku. Poté si jej navrhnete buď sami anebo to naopak přenecháte profesionálům. Již výše je řečeno, že spíše je lepší preferovat volbu profesionálů, kdy stánek dostane zcela jiný rozměr. Po samotném návrhu je stánek vyroben. Opět musí být jasně řečeno, kdo má připravit stánek před expozicí a kdo jej i následně po expozici demontuje. Naopak pronajmutí stánku může být levnou a výhodnou variantou, pokud stánek nepoužíváte často, nebo do něj nechcete příliš investovat. Pronajatý stánek se dá taky zajímavě zpestřit využitím tisku, bannerů apod.

Umístění veletržního stánku vybráno podle:

  • Rozdílů mezi pavilony (např. dle tematických sekcí)
  • Umístění v pavilonu (např. dle umístění konkurence)
  • Velikosti expozice

Příprava stánku patří mezi časově nejnáročnější aktivity projektu. Nejdříve je tedy nutné mít jasno v to, co a jakou formou chcete na veletrhu prezentovat (včetně grafického pojetí).

3.3 Propagace a PR

Propagace

Aby, co nejvíce lidí, mělo povědomí o samotném konání veletrhu, je vhodné rozeslat oznámení o účasti na veletrhu všem svým zákazníkům, dodavatelům, prodejcům a novinářům. Poté zase musíte myslet i na dotisk (nebo navržení a výrobu) dostatečných počtů vizitek, katalogů a dárkových reklamních předmětů, které by měly být shodné se samotnou identitou firmy a tématem veletrhu.

Maximální propagaci v průběhu veletrhu vám pomohou zajistit i billboardy, rozhlas, soutěže a všelijaké eventy. Během přípravy stánku a v průběhu veletrhu dokumentujte svou účast a publikujte publikujte příspěvky na firemních sociálních sítích. Propagaci veletrhu často zajišťují přímo organizátoři veletrhu, který tuto možnost nabízejí v rámci doplňkových služeb veletrhů. Důležité je promyslet i plán marketingových aktivit, které budou následovat po ukončení veletrhu (např. poděkování za účast, zpracování videí a fotek z veletrhu k další propagaci atp.).

Propagaci veletrhu doporučujeme nejdříve řešit v rámci vlastních  marketingových a komunikačních kanálů (newsletter, firemní časopis, sociální média, web s odkazy na oficiální stránky pořadatele). Jakmile vytěžíte maximum z vlastních kanálů, můžete zvážit další reklamu, která však samozřejmě zvyšuje náklady na účast. Propagaci je také třeba intenzivně řešit nejen před veletrhem ale i během samotné účasti, především online formou – např. příspěvky na sociální sítě či aktuality z dění.

V rámci propagace veletrhu je často nabízena a zpoplatěna možnost zviditelnit se před ostatními vystavovateli (např. formou inzerce v katalogu např. se slevovým kupónem/ speciální nabídkou, umístění roll-upu na frekventované místo spolu s číslem stánku a jeho umístěním). Zde je třeba zvážit, zda tuto formu propagace můžete využít např. při oslovování zákazníků (samozřejmě s ohledem na B2B či B2C typ veletrhu).

Obrovské oblibě se těší i fotokoutky, ze kterých si návštěvník odnáší zážitek v podobě obrandované fotky. Pokud se propagace stane součásti každodenního rutiálu může se s vhodně zvolenými rekvizitami jednat o zajímavý marketingový nástroj, který lze propojit například i se soutěží či dalšími marketingovými nástroji.

Zviditelnění na veletrhu pomůže i účast na doprovodných akcích veletrhu. Nezapomeňte, že veškeré aktivity, které se dotýkají sběru osobních údajů musí být v souladu s GDPR.

Novináři

S novináři můžete komunikovat v následujících variantách:

  • Novinky představené na veletrhu formou tiskové zprávy před veletrhem – s cílem přilákat na stánek návštěvníky
  • Novinky představené na veletrhu formou tiskové zprávy po veletrhu – s cílem  informovat ty obchodní partnery, kteří na veletrhu nebyli
  • One-to-one setkání s novináři – s cílem vytvořit příležitosti pro interview či větší články a navázání nových vztahů s novináři.

Pořádat klasickou tiskovou konferenci se dnes nedoporučuje vzhledem k velkému počtu doprovodných akcí a domluvených setkání, které novináři mají.

Vytvořte si adresář redakcí pro veletržní účast (včetně odborných webů a portálů). Určete si svého tiskového mluvčího pro veletrh, který je schopný a dokáže díky rozhovorům s novináři maximalizovat hodnotu firmy. Zkontrolujte, zda jsou pozvánky novinářům zaslány, zda je výroba tiskových materiálů hotova a informace a instrukce k účasti na veletrhu jsou sděleny veletržní správě.

Nezapomeňte předat vytvořené tiskové materiály do tiskového střediska veletrhu.

Mějte také na paměti, že novináři v rámci své objektivity nehodnotí zpravidla vystavovatele ale akci jako takovou – zajímá je počet vystavovatelů, největší taháky a speciality a po akci především návštěvnost (jednotlivé vystavovatele řeší spíše oboroví novináři v rámci oborových veletrhů).

Taktika pro jednání se zákazníky

Vybrat vhodnou taktiku, kterou použijete na zákazníky, vám může pomoci k lepším ziskům v budoucnu. Na klíčové a zásadní otázky se snažte dopředu najít adekvátní odpovědi. Také připravte personál, který bude na veletrhu schopen komunikovat se zákazníky na 3 rovinách – zákazníci, se kterými jednáme / zákazníci, kteří čekají na rozhovor / zákazníci, kteří letmo přecházejí.

Z toho plynou různé vhodné taktiky pro oslovení zákazníků:

  1. Zaujmout, přilákat, oslovit výhradně potenciální zákazníky s maximální snahou uzavřít obchod
  2. Oslovit co nejširší veřejnost, vyhledávat potenciální zákazníky a ev. uzavřít obchod
  3. Dát o sobě vědět všem příchozím bez významné snahy uzavírat obchody (např. akce na stánku nebo jiná doprovodná událost)

Volňásky

Nesmíte ani opomenout tzv. volňásky, které od vás mohou obdržet vaši nejlepší zákazníci, dodavatelé atd. Prostě na ty, které chcete odměnit anebo naopak upozornit na vaši akci. V  případě B2C veletrhů je pak velmi efektivní o volňásky soutěžit.

V souladu s corporate identity je:

  • Veletržní stánek i nábytek
  • Propagační materiály
  • Oděv pro personál

3.4 Organizační záležitosti

U organizačních záležitostí se zaměříte na to, zda máte zajištěno ubytování, drobné kancelářské potřeby, potřeby nutné k úklidu, nástroje k opravě drobných závad, objednávkové formuláře, smlouvy a ceníky. Také byste neměli opomenout občerstvení pro personál nebo dokonce i zákazníky, záleží, o jaký druh veletrhu se jedná.

Neméně důležité je také sžít se s organizačními pokyny pořadatele veletrhu jako je harmonogram dne, tedy od kdy do kdy mohu např. vjíždět do areálu autem, kdy se co vydává apod.

3.5 Vystavované exponáty

Již dlouho dopředu byste měli vědět, které exponáty budou na veletrhu použity. Zároveň je možné je i pojistit a stejně tak je možné pojistit stánek a celé vybavení veletržního stánku. Pokud exponáty zůstávají přes noc v hale může si organizátor účtovat příplatek za noční ostrahu hlídání. Někdy je možné zajistit výrobu nebo objednání exponátů předem. Zde pak počítejte s dostatečnou časovou rezervou.

4. Průběh veletrhu

Na úplném začátku veletrhu je základem postavit a připravit stánek. Na to je vhodné nechat si dostatečnou časovou rezervu, protože o totéž se budou snažit i ostatní vystavovatelé – mohou být tedy přetížena parkovací místa před vchodem při vykládání z aut, výtahy do pater atp. Připravte se proto na možné čekání než na vás přijde řada. Poté je nutné zkontrolovat stánek a vybavení ještě před samotným otevřením. Pro jistotu se zaměřte i na bezpečnost stánku. Pravidelně provádějte briefingy a nezapomeňte pořizovat fotky. Personál by se měl vhodně zastupovat i např. v době oběda, aby byla ideálně využita celá doba veletrhu.

Po celou dobu je třeba být ve střehu a využívat všech obchodních příležitostí, které veletrh přináší. Pokud je to možné, snažte se maximálně vytěžit z aktuálních podmínek veletrhu – při venkovní akci může například začít pršet, a proto mezi reklamní předměty zařadíte deštník. Za kontakt, vyplnění dotazníku nebo zpětnou vazbu můžete také návštěvníky odměnit malým reklamním dárkem.

5. Práce po veletrhu

Jakékoliv zakázky a jednání dotáhněte do zdárného konce. Všechny fotografie, videa, vše čím jsme průběh veletrhu zdokumentovali, je dobré probrat a vhodně marketingově využít. Pokud jste během veletrhu získali kontakty na potenciální zákazníky a případně si s nimi domluvili navazující aktivity, nezapomeňte zanést údaje o schůzkách/domluvě do příslušného systému (např. CRM) a naplánovat další aktivity s nimi. Zanesení kontaktů získaných během veletrhu do CRM je považováno za oprávněný zájem (není k němu třeba souhlasu), avšak další zpracování osobních údajů již musí proběhnout v souladu s GDPR.

Postupujte podle plánu doprovodných marketingových aktivit, který jste si vytvořili v přípravné fázi projektu.

Poznatky, tipy a zkušenosti z realizace veletrhu prodiskutujte a alespoň stručně sepište pro další možné účasti. Zaměřte se na to, co se osvědčilo a co by se naopak mělo příště zlepšit. Postarejte se o vystavované exponáty, buď je vrátit, opravit anebo uložit pro další veletrh. To platí i ostánku, který také může být využit několikrát po sobě, dokud bude sloužit danému účelu.

S dostatečným časovým odstupem se pokuste zhodnotit, nakolik byla investice do účasti na veletrhu přínosná a jestli přínosy odpovídají vloženému úsilí a penězům. Při tomto hodnocení vám můžou hodně pomoci cíle a měřitelná kritéria, která jste si předem stanovili.

Pokračovat dál: Právní úprava předmětu projektu či jeho realizace
Zpět na obsah šablony: Účast firmy na veletrhu

Vylepšete komentářem tento obsah.