Poznámky k jednotlivým aktivitám a realizaci projektu

Tato stránka je kapitolou šablony Spolufinancování z fondů EU.

Než se pustíte do vypisování žádostí o dotace, je třeba si tento krok řádně promyslet. Není vhodnou motivací chtít dotace jen proto, že chcete peníze. Důležitý je účel. Tyto projekty mají být v prvé řadě veřejně prospěšné a mají přispívat k sociálnímu a ekonomickému zlepšení prostředí v členských zemích a jednotlivých regionech. To ovšem neznamená, že by se vylučovaly dotace soukromým subjektům, např. na novou technologii, vzdělávání, rekvalifikace a školení apod. Žadatelé přímo musí v žádosti doložit společenský přesah plánovaného projektu. Za druhé, dotovaný projekt má být trvale udržitelný. To znamená, že výsledky dosažené projektem musí nějakou dobu přetrvat. Nejčastěji bývá uváděno 3-5 let, ale tato doba se může u různých OP lišit.

1. Projektová fiche

Obecně platí, že známkou kvalitního projektu je takový projekt, do kterého byste se pustili, i kdyby vám dotace přidělena nebyla. Také je dobré si dát své myšlenky do jakési přehlednější formy, nejlepším způsobem je sepsat tzv. „projektovou fichi“. Tento dokument není povinný, ale usnadní vám budoucí prosazování projektu. Skládá se z celkem osmi částí:

Identifikační údaje budoucího investora/žadatele o dotaci (dále jen subjekt):

název subjektu (shodné údaje s těmi, které máte uvedeny v registru ekonomických subjektů nebo obchodním rejstříku se všemi detaily jako jsou malá/velká písmena apod.)
adresa žadatele
IČ
DIČ
telefonní číslo
fax
e-mail
www stránky
statutární zástupce

Odborná způsobilost subjektu a partnerů (přípravný a realizační tým):

oblast působnosti (např. dle OKEČ, je uvedena např. ve vašem živnostenském oprávnění)
partneři projektu a realizační tým
zkušenosti subjektu (partnerů, realizačního týmu, popř. projekty, které jste již realizovali, apod.)

Specifikace projektového záměru:

název projektu
místo realizace (okres, obec)
cíle projektu (max. 300 znaků)
podrobný popis projektu (max. 500 znaků, rozepsání cílů, důvodů proč projekt realizovat, popsat aktivity projektu, výstupy a dopady atd.)
specifikace hlavních aktivit projektu (max. 250 znaků)
soulad projektu s rozvojovými dokumenty (komparace projektu se strategickými dokumenty města/obce, mikroregionu či kraje atd.)

Časový plán projektu:

odhad času potřebného pro jednotlivé fáze projektu

Odhad nákladů na realizaci záměru:

odhad nákladů spojených s realizací záměru (předběžný rozpočet)

Způsob financování realizace:

výčet existujících dotačních programů/titulů odpovídající zaměření budoucího projektu (max. 200 znaků)
finanční zajištění realizace projektu ze strany žadatele (v %, vlastní prostředky, komerční úvěr, dary, ostatní)

Očekávané výstupy, výsledky a dopady projektu:

specifikace a kvantifikace očekávaných výstupů projektu (max. 250 znaků, konkrétně, není však dobré potencionální výstupy nadhodnocovat, protože budete muset prokázat jejich splnění a pokud toho nebudete schopni, hrozí vám krácení dotace)
specifikace a kvantifikace očekávaných výsledků projektu (max. 250 znaků)
specifikace a kvantifikace očekávaných dopadů projektu (max. 250 znaků, dopadem je např. zvýšení zaměstnanosti atd.)

Rizika a udržitelnost projektu:

vnější (přicházející z okolí, ta, která lze jen těžko ovlivnit, např. přírodní katastrofy, změna ekonomického prostředí apod.)
vnitřní (tato rizika můžeme do jisté míry eliminovat, např. podceněná finanční zajištěnost projektu)

2. Výběr vhodného OP a hlídání výzev vyhlášených pro tento program

Pokud přemýšlíte o tom, že podstoupíte proces žádání o dotaci, realizaci projektu a vše, co s tím souvisí, měli byste si nejdříve zjistit, zda existuje ten pravý dotační program, který by se dal na váš záměr co nejlépe napasovat. Můžete se do toho pustit sami a prostudovat potřebné materiály (dostupné např. na stránkách strukturálních fondů), pokud se však v této problematice sami dobře neorientujete, je dobré se obrátit na oddělení regionálního rozvoje evropských fondů, na městský/obecní úřad nebo na specializované instituce, kterými jsou např. Regionální rozvojová agentura, CzechInvest, Centrum pro regionální rozvoj ČR, agentury ministerstev, správce a řídící orgán operačního programu aj. Lze se také obrátit na komerční zpracovatele, zde ale věnujte zvýšenou pozornost zkušenostem této společnosti, její reputaci a solidnosti. Vhodné je se poptat minimálně u tří firem a poté porovnat jejich podmínky, zejména stanovení ceny. Vhodné je do smlouvy uvést závazek, že žádost projde prvním kolem (tedy tím formálně – administrativním).

3. Vypracování projektové žádosti o podporu na základě příslušné výzvy

Pokud zjistíte, že je vám a tomu co chcete dělat, některý z operačních programů blízký, je třeba si hlídat tzv. „výzvy“. Jsou to dokumenty, které upřesňují, jaké druhy projektů se budou v tom či onom období spolufinancovat. Plán výzev, který je každým rokem na následujících dvanáct měsíců aktualizován, lze nalézt na webu strukturálních fondů (u jednotlivých operačních programů v sekci Novinky). Výzvy jsou vyhlašovány v rámci jednotlivých operačních programů a poskytují informace o možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů EU, základní kroky, datum zahájení a datum ukončení příjmu žádostí, podporované aktivity a výdaje, přehled oprávněných žadatelů, objem finančních prostředků apod. Je třeba si dávat dobrý pozor na to, abyste splňovali všechny podmínky, které jsou ve výzvě uvedeny. Proto není od věci si výzvu důkladně prostudovat a ujistit se, že za práci vykonanou zpracovatelem projektu (hlavně když jde o někoho, s kým doposud nemáte zkušenosti) nebudete platit zbytečně. Souhrn všech aktuálních výzev je uveden např. na stránkách www.strukturalni-fondy.cz v sekci „Výzvy“.

Jste-li tedy ochotni a schopni o dotaci zažádat, bedlivé sledování stavu výzev je více než nutné. Jakmile se zde objeví výzva vyhovující vašim kritériím a jsou-li splněny podmínky i z vaší strany, ne vždy je dostatek času na předložení kvalitně zpracované žádosti (zejména u složitějších projektů). Proto je vřele doporučováno mít vypracovanou projektovou žádost již s předstihem.

Projektová žádost je zásadním dokumentem rozhodujícím o přidělení dotace. Musí splňovat všechny formální náležitosti, mít správnou strukturu a údaje zde uvedené musí být pravdivé. Zjistí-li se v tzv. prvním kole (první kolo je pouze u operačního programu Průmysl a inovace – OPPI, u zbytku programů bohužel není možnost „ověřit hlavní parametry projektu“ bez přípravy velkého množství podkladů), kdy se žádost formálně kontroluje, že je chybně zpracována, nebo shledá-li se žadatel jako nevyhovující daným kritériím (proto je tak důležité si výzvu řádně prostudovat), je žádost odmítnuta již v rámci tohoto prvního kola. Příslušným operačním programem jsou vypracovány metodické pokyny a příručky pro žadatele. Je zde také možnost konzultace s pracovníky řídícího orgánu, zprostředkovatelského subjektu, jsou pořádány semináře, konference apod.

4. Vyplnění žádosti v elektronické podobě

Žádosti jsou vypracovávány v elektronické podobě, k níž jsou nejčastěji využívány aplikace s názvem eAccount a BENEFIT 7 (více na https://www.eu-zadost.cz/stromFormularu.aspx). Jednotlivé záložky této žádosti jsou pro každou žádost specifické. Například u OP Lidské zdroje a zaměstnanost v rámci výzvy Zvýšení adaptability zaměstnanců (březen 2011) je struktura žádosti takováto:

I Identifikace žádosti (základní informace o stavu zpracování, datu založení žádosti apod.)

II Globální grant (prioritní osa, oblast podpory, název výzvy, typ účetní jednotky…)

III Územní dopad GG (v rámci nomenklatury statistických územních jednotek zavedených EU kraje, okresu, obce)

IV Žadatel (název organizace, IČ, typ žadatele…)

V Popis globálního grantu (popis hlavních cílů, podporovaných aktivit, cílové skupiny, organizační a personální zajištění…)

VI Přehled financování (veřejné financování – ze státního rozpočtu a EU, celkové výdaje, rozpočet…)

VII Finanční plán

VIII Kategorizace pomoci (výběr typu území, prioritního tématu…)

IX Indikátory (v průběhu realizace se zasílají informativní – monitorovací zprávy o stavu projektu a jeho výstupech dle předem nastavených indikátorů)

X Rizika

XI Obecné postupy (výběr oprávněných žadatelů v rámci GG, minimální a maximální přípustná výše finanční podpory na jeden projekt, veřejná podpora…)

XII Publicita (v rámci podpory ze strukturálních fondů EU je vyžadováno zabezpečení informací o projektu pro všechny zúčastněné aktéry, kterými jsou např. koneční příjemci pomoci, hospodářští a sociální partneři, krajské a obecní orgány, profesní a obchodní subjekty, nestátní neziskové organizace či organizace prosazující rovnost mužů a žen a také pro veřejnost. Příjemce podpory je povinen zajistit přiměřenou publicitu projektu, který je ať už částečně, nebo zcela hrazen z prostředků EU)

XIII Časový harmonogram

XIV Doplňující informace

K žádosti v rámci různých OP mohou být požadovány různé přílohy, jako např.

Logický rámec

Metoda logického rámce byla vyvinuta v 70. letech 20. století, je používána řadou světových agentur pro řízení projektů a je oficiální metodou v řízení projektového cyklu projektů financovaných ze zdrojů EU pro třetí země. Součástí logického rámce je tzv. matice logického rámce, kdy vertikálně řadíme přínosy, cíle, výstupy a činnosti projektu a horizontálně ukazatele dosažení přínosů, zdroje údajů pro ukazatele a předpoklady pro dosažení jednotlivých cílů, výstupů a činností.

Studie proveditelnosti

Tato studie nás informuje o tom, zda je daný projekt vůbec proveditelný, životaschopný a realizovatelný. V rámci měkkých neinvestičních projektů si vystačíte se zjednodušenou studií a v mnoha případech není potřeba vůbec (standardní studie by měla mít 20-50 stran). V poslední době se stává, že je rozsah omezen. Uvedených 20-50 stran není obecné pravidlo. Při vypracovávání tohoto dokumentu byste měli mít na paměti, že je závazný a pokud vám dotace bude schválena, budete muset postupovat v souladu s ním. Znamená to také, že cílů v něm uvedených budete muset dosáhnout, jinak hrozí odebrání dotace.

Analýza nákladů a přínosů (Cost-Benefit Analysis, CBA)

Tato analýza nám určitým způsobem odpovídá na otázku „Co komu realizace projektu přináší a co komu bere?“ a to nejen z hlediska finančního, ale také po stránce společenské. Tato analýza je také vyžadována jen v určitých případech.

Rozpočet projektu

Rozpočet musí být součástí každé žádosti, protože se z něj vychází při závěrečném vyúčtování.

Technická projektová dokumentace včetně územního/stavebního řízení

U investičních projektů, obsah je stanoven stavebním zákonem (zákon č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu) a prováděcí vyhláškou (vyhl. č. 499/2006 Sb., o dokumentaci staveb). Tento dokument je základ, od něhož se odvíjejí další potřebné podklady k podání žádosti.

Podnikatelský záměr

Je chápán jako základ každého dlouhodobého úspěšného podniku a představuje tak nejúčinnější způsob snižování podnikatelského rizika. Zjednodušeně řečeno, je to jakýsi ideál nebo vize, kterou podnik má, něco, čeho chce dosáhnout. Je to vlastně rozšířená projektová fiche. Na základě vypracování alespoň stručného projektového záměru lze pak vyloučit ty operační programy, které jsou pro daný projektový záměr zcela nevhodné a naopak vybrat ty vhodné. Podnikatelský záměr pak určuje operační cíle, jichž má být dosaženo pomocí podporovaných aktivit. PZ příliš často vyžadován není, ale pokud ano, bývá to namísto studie proveditelnosti.

a další

Před vyplněním žádosti je nutné se přihlásit – registrovat a jakmile je vám vytvořen účet, můžete začít s vyplňováním žádosti, kterou můžete obměňovat a doplňovat až do jejího finálního odeslání. Konečnou verzi žádosti uložíte na CD a na příslušném místě (uvedeno ve výzvě) předložíte společně s její tištěnou verzí.

5. Čekání na vyhodnocení žádosti

Pokud jste došli až sem, tzn. máte zpracovanou žádost včetně všech nezbytných příloh a v termínu elektronicky odevzdánu, postup výběrové komise je následující. Proces hodnocení probíhá ve třech etapách, nejdříve se posoudí formální a věcné náležitosti, zde jde především o administrativní soulad. Ve druhé etapě se hodnotí přijatelnost žádosti, tzn. posouzení kritérií přijatelnosti – pro koho, na co, apod. Tato část hodnocení trvá asi měsíc. Na závěr dochází k věcnému hodnocení projektu, které provádějí 2-3 regionální experti a kterým toto posuzování trvá 2-3 měsíce. Na základě bodového hodnocení provádí poskytovatel dotace (příslušné ministerstvo) finální výběr podpořených projektů.

6. Vyhodnocení žádosti

Jestliže se vám podaří získat dotaci, neznamená to, že máte ihned povinnost ji přijmout. Příjemci je vždy dán dostatek času na to, aby si mohl smlouvu o dotaci důkladně prostudovat a zkontrolovat. V praxi je však časový úsek na prostudování a kontrolu poměrně krátký. Smlouvu je možno před podepsáním bez udání důvodu odmítnout. Pokud od smlouvy odstoupíte v průběhu samotné realizace, jste ve většině případů povinni vrátit již poskytnutou dotaci. Ovšem i v tomto případě platí individuální přístup k jednotlivým případům. Jakmile smlouvu podepíšete, změny uvedených parametrů (rozpočtu, časového harmonogramu) jsou možné již jen do jisté míry. Jednotlivé změny je pak nutno předem nahlásit. To platí pouze pro tzv. podstatné změny, což jsou změny, které mají dopad na plnění povinností vyplývajících z právního aktu o poskytnutí podpory. Změna musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu.

7. Realizace projektu

Ačkoli to vypadá, že s příchodem samotné realizace projektu nastává administrativní odpočinek, zdání v tomto případě klame. V této fázi se jedná o již dříve zmíněné průběžné monitorovací zprávy plus žádosti o platby, je-li projekt financován zálohami nebo průběžně atd. Pravidla jsou stanovena konkrétně pro každý typ dotačního programu. Je velice vhodné si průběžně dělat poznámky o projektu, o to pro vás bude napsat monitorovací zprávu jednodušší. Je důležité hlídat termíny předkládání těchto zpráv (zprávy se zasílají jednou nebo dvakrát ročně). V rámci realizace projektu je stěžejní plnit závazné ukazatele definované v žádosti o dotaci (např. počet nakoupených strojů, délka opravené silnice, počet účastníků kurzu apod.) Pokud se stane, že některý z těchto ukazatelů vynecháte, nebo nedodržíte jejich parametry, může přijít sankce v podobě krácení dotace či odebrání celé dotace.

8. Publicita projektu

Příjemce podpory z fondů EU má povinnost informovat veřejnost o způsobu financování jeho projektu. Každý operační program má své logo a své slogany a příjemce je musí při realizaci projektu používat. Můžeme si pod tím představit např. informační panel, tabuli, leták či plakát. Pravidla pro označení budov a jiných výstupů projektů jsou detailně popsány v Příručce pro příjemce. Odpovědnost publicity je v rámci realizačního týmu potřeba delegovat na jednoho z jeho členů, který se s pravidly publicity podrobně seznámí a následně je realizuje, protože porušení pravidel pro publicitu je kvalifikováno jako porušení rozpočtové kázně a může v extrémním případě znamenat i krácení dotace.

9. Audit

U velkých projektů (velikost projektu je posuzována v každém operačním programu různě, např. v případě vzdělávacích projektů je za velký projekt považován již projekt s rozpočtem přes 3 mil. Kč) je nutno nechat provést externí audit projektu, který musí být proveden ještě před odevzdáním závěrečné monitorovací zprávy a žádosti o platbu. Audit je prováděn auditorem či auditorskou společností pověřenou EU. V ČR tento úřad zastupuje Komora auditorů.

10. Předložení závěrečné monitorovací zprávy

Ve fázi ukončení realizace projektu se pak předkládá závěrečná monitorovací zpráva, která má obdobnou strukturu jako průběžné monitorovací zprávy, ale obsahují podrobné informace jak o realizaci projektu, tak i o publicitě projektu, zdrojích financování apod. Závěrečná monitorovací zpráva se poskytovateli finančních prostředků předkládá 1-6 měsíců po ukončení projektu (např. u OPPI je stanoveno půl roku na to, aby byla odevzdána žádost o platbu společně s monitorovací zprávou).

11. Archivace dokumentů

Povinností příjemce podpory je archivovat a uchovávat veškeré doklady a dokumenty související s realizací a financováním projektu podle českých právních předpisů upravujících uchovávání dokumentů (např. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví apod.) Podrobnější informace o archivaci dokumentů jsou popsány v Metodických pokynech k archivaci dokumentů v období 2007-2013 na stránkách strukturálních fondů.

Pokračovat na další kapitolu – Právní úprava předmětu projektu či jeho realizace.
Zpět na přehled obsahu šablony Spolufinancování z fondů EU.

Partnerem tématu Spolufinancování z fondů EU je Ing. Zdeněk Štěpánek, projektový manažer pro dotace z EU: nabízí profesionální dotační poradenství, zpracování žádostí, výběrová řízení, monitoring projektů, analýza kvality administrace projektu atp.